Quản lý quán cafe cần làm gì và cần những kỹ năng gì

quan ly quan cafe can lam gi 1

Việc mở một quán cà phê đã không hề dễ dàng. Việc vận hành quán lại càng khó khăn hơn khi phải quản lý cả nguyên vật liệu, nhân sự và việc kinh doanh của quán. Để quán cà phê hoạt động tốt và đạt doanh thu cao thì không thể thiếu một người quản lý quán cafe giỏi. Vậy công việc của một người quản lý quán cafe cần làm những gì? Hãy cùng Phố Núi tìm hiểu ngay nhé!

1, Quản lý quán cafe cần làm những gì?

Dù là một quán cafe kinh doanh độc lập hay là một bộ phận của khách sạn, nhà hàng…; muốn đảm bảo việc vận hành kinh doanh quán hiệu quả cần có một người quản lý chịu trách nhiệm điều hành – phân công – hướng dẫn – giám sát toàn bộ hoạt động của cửa hàng. Vì vậy, một quản lý quán cafe sẽ cần làm những công việc cụ thể như sau:

1.1, Hoạch định chiến lược kinh doanh cho quán cafe

Là một quản lý quán cafe, bạn bắt buộc phải định vị được khách hàng mục tiêu và mô hình kinh doanh của quán. Một người quản lý phù hợp là người giỏi về nhân sự, quy trình và làm việc với nhân viên. Bên cạnh đó, quản lý cũng cần vạch ra các ý tưởng và lên kế hoạch thực hiện mục tiêu kinh doanh quán cafe; phải luôn phải đặt ra những mục tiêu kinh doanh cụ thể trong mỗi giai đoạn. Ví dụ như “đạt được lượng khách hòa vốn trong vòng 5 tháng” hoặc đạt doanh thu 300 triệu/tháng. Có kế hoạch kinh doanh cụ thể mới đảm bảo kiểm soát được doanh thu và lợi nhuận của quán.

Ngoài ra, quản lý quán cafe cũng cần phát triển các sản phẩm đồ uống mới theo trend hoặc mang tính chất mới mẻ để thu hút khách hàng; hoặc bổ sung các sản phẩm bán kèm để tăng doanh thu,… Bên cạnh đó, không thể thiếu việc lên kế hoạch marketing quảng bá quán để thu hút khách hàng mới. Việc thu hút khách hàng mới cũng cần thực hiện song song với việc chăm sóc và giữ chân khách hàng cũ. Người quản lý cần thường xuyên xây dựng các chương trình để chăm sóc khách hàng thân thiết khiến khách hàng hài lòng và tiếp tục sử dụng dịch vụ của quán; và giới thiệu quán với những khách hàng mới.

Người quản lý phải nắm báo cáo hoạt động kinh doanh và báo cáo chủ đầu tư. Dựa vào tình hình kinh doanh cụ thể để có những kế hoạch, giải pháp giúp việc kinh doanh đạt được hiệu quả như kế hoạch đã lên từ trước.

nhung sai lam khi mo quan cafe

1.2, Điều hành công việc kinh doanh của quán cafe

Điều hành quán cafe là công việc tốn khá nhiều thời gian và công sức của quản lý quán cafe; đặc biệt đối với các quán quy mô lớn. Khi quy mô quán lớn và công việc nhiều thì có thể bổ sung thêm vị trí trưởng ca để hỗ trợ công việc cho quản lý. Tuy nhiên, đa số các quán cà phê tại Việt Nam không có vị trí này; bởi nó khiến tăng thêm một khoản chi phí. Vì vậy quản lý sẽ cần có mặt thường xuyên tại quán để xử lý các công việc mà các nhân viên không thể xử lý được. Một số công việc điều hành quán hàng ngày của quản lý quán cafe có thể kể đến:

  • Tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc cho nhân viên mỗi ngày
  • Phân công công việc và vị trí làm việc cho từng nhân viên cụ thể phù hợp
  • Quản lý việc thu chi tiền trong quán. Cần đặt ra những nguyên tắc làm việc cụ thể để tránh nhân viên gian lận gây thất thoát.
  • Trực tiếp hỗ trợ hoặc điều động nhân viên hỗ trợ công việc khi cần. Ví dụ như khi quán đông khách, thiếu nhân sự…
  • Tiếp nhận thông tin và xử lý các sự việc phát sinh liên quan đến quán, khách hàng và nhân viên
  • Xây dựng, định hướng kế hoạch kinh doanh quán theo tuần/ tháng/ quý/ năm
  • Phối hợp hoạt động với các bộ phận văn phòng khác để đảm bảo hoàn thành chỉ thị của cấp trên

1.3, Đào tạo và quản lý nhân viên quán cafe

Đa số nhân viên quán cà phê là các bạn sinh viên đi làm part-time để kiếm thêm thu nhập. Nguồn nhân sự này có ưu điểm là nhanh nhẹn, trẻ trung, nhiệt tình. Song mặt hạn chế là không gắn bó lâu dài và kỹ năng xử lý vấn đề còn hạn chế. Chính vì vậy việc nhân viên nghỉ và tuyển mới, đào tạo mới là việc làm thường xuyên của quản lý cửa hàng. Đối với việc quản lý và đào tạo nhân viên, người quản lý cần:

  • Trực tiếp tuyển dụng hoặc kết hợp với bộ phận nhân sự để lên kế hoạch tuyển; đào tạo nhân viên mới cho quán
  • Tổ chức các buổi hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng làm việc theo tiêu chuẩn của quán cafe
  • Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên mới, ra quyết định chọn nhân viên chính thức
  • Đánh giá kết quả làm việc và năng lực của từng nhân viên. Đề xuất khen thưởng nhân viên hoàn thành tốt công việc hoặc kỷ luật nhân viên vi phạm nội quy.
  • Sắp xếp lịch làm việc theo ca hàng tuần cho nhân viên. Tính lương cho nhân viên của quán.

mo quan tra chanh 1

1.4, Quản lý tài chính

Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý bán hàng thuận lợi để quản lý tài chính trong quán. Tuy nhiên, người quản lý vẫn cần phải thường xuyên và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có trong ca làm việc. Theo dõi số lượng tiền tip trong ca, ký và theo dõi việc hủy hóa đơn bán hàng trong ngày.

1.5, Quản lý nguyên liệu, tài sản của quán

Quản lý nguyên liệu có lẽ là công việc khó nhất khi quản lý quán cafe. Người quản lý cần phải theo dõi sát sao nguyên liệu của quán. Bởi nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ gây ảnh hưởng đến việc pha chế đồ uống của quán. Từ đó dẫn đến việc không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, quản lý quán cà phê cần phải trực tiếp kiểm tra, theo dõi số lượng, chất lượng nguyên liệu, công cụ, dụng cụ của quán.

  • Chịu trách nhiệm ký duyệt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và trang thiết bị cho quán
  • Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho, nhập hàng
  • Theo dõi số lượng và chất lượng nguyên liệu, công cụ dụng cụ của quán. Định kỳ kiểm kê để nắm số lượng, giải trình với cấp trên về số lượng tài sản bị hư hỏng
  • Theo dõi các vấn đề sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán. Đề xuất hoặc ký quyết định mua máy móc, thiết bị mới

mo quan ca phe can nhung gi

2, Những tố chất của một quản lý quán cafe giỏi

Một quản lý giỏi cần có “tâm” và có “tầm”. Một người quản lý đòi hỏi phải có sự tận tâm và khả năng nắm bắt được từng chi tiết liên quan đến hiệu quả hoạt động của quán. Nắm vững kiến thức nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết trong công việc để điều hành, hướng dẫn và giám sát nhân viên. Bên cạnh đó, người quản lý cần xây dựng mối quan hệ tốt với không chỉ cấp trên, nhân viên; mà còn phải xây dựng quan hệ tốt với các nhà cung ứng dịch vụ. Phải có cái nhìn tổng quát, khách quan đối với mọi vấn đề. Bởi các quyết định của họ có ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của quán.

Một quản lý giỏi cần có 2 tiêu chí để tự đánh giá bản thân:

  • Doanh thu và lợi nhuận quán tăng trưởng tốt. Đưa ra những biện pháp, kế hoạch phát triển việc kinh doanh của quán trong những giai đoạn khó khăn.
  • Hoạt động kinh doanh của quán được đảm bảo vận hành đúng quy trình. Và quy trình này cũng cần được cải tiến liên tục.

Ngoài ra, một người quản lý quán cafe giỏi cần có những khả năng và kỹ năng dưới đây:

  • Tổ chức, vận hành quán
  • Tuyển dụng và đào tạo nhân sự quán cafe
  • Sử dụng các báo cáo để đánh giá hoạt động kinh doanh
  • Lên kế hoạch, tìm kiếm nguồn lực để thực hiện kế hoạch kinh doanh
  • Làm việc nhóm và làm việc độc lập
  • Khả năng giao tiếp và xử lý tình huống
  • Công bằng, khách quan trong việc đối xử với các nhân viên, thưởng phạt phân minh
  • Có tinh thần trách nhiệm cao với công việc

cach pha mot tach ca phe hoan hao 1

3, Quản lý quán cafe lương bao nhiêu?

Quản lý quán cafe là người có vai trò cực kỳ quan trọng trong sự thành công của một quán cafe. Một người quản lý có kinh nghiệm, tài năng, trung thực và nhiệt huyết sẽ là cánh tay đắc lực; giúp chủ quán giải quyết được rất nhiều vấn đề của quán cafe. Một quản lý giỏi là người có kỹ năng lãnh đạo, khả năng giám sát nhân viên; đồng thời thể hiện được tiếng nói của mình đối với nhân viên.

Thế nên, để tuyển dụng được một người quản lý giỏi rất khó. Vì vậy, khi tìm được người phù hợp; hãy đề nghị với họ một mức lương hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của họ. Với khối lượng công việc mà một quản lý phải đảm nhận với những kinh nghiệm sẵn có; mức lương của quản lý quán cafe có thể lên đến 14 triệu/tháng hoặc cao hơn nữa tùy vào khả năng. Bên cạnh đó, quản lý có thể có thêm hoa hồng từ lợi nhuận mà quán đem lại.

Quản lý quán cafe là đầu tàu dẫn dắt các nhân viên của quán; lên kế hoạch kinh doanh và thực hiện nó để mang đến doanh thu cho quán. Đồng thời quản lý cũng là cánh tay đắc lực, hỗ trợ chủ đầu tư trong việc quản lý, vận hành và phát triển quán. Trên đây chính là chia sẻ về công việc của quản lý quán cafe cũng như những kỹ năng cần có để đảm nhận vị trí này.